Az elmúlt években a munkahelyi személyes jelenlét mintha háttérbe szorult volna, a kollégák egyre gyakrabban csak online „találkoznak”. Ez a jelenség milyen hatással van a céges rendezvényekre?Érdekes módon az online munkavégzés térnyerése nem csökkentette a személyes találkozások jelentőségét, inkább megváltoztatta azt. Ahogy egyre több feladatot és egyeztetést tudunk digitálisan megoldani, úgy vált egyre fontosabbá, hogy a személyes találkozások valódi hozzáadott értéket jelentsenek. Azt látjuk, hogy a cégek olyan alkalmakat keresnek, amelyeknek céljuk van: közösséget építenek, erősítik a vállalati kultúrát, inspirálnak, és valódi üzleti kapcsolatokat teremtenek. A résztvevők oldaláról is nőtt az elvárás: ha valaki időt szán az utazásra és arra, hogy személyesen jelen legyen, akkor szeretné azt érezni, hogy kapott is valami olyat, amit egy online meeting nem tudott volna megadni. Ezért kerül egyre inkább előtérbe maga az élmény, a tér, a gasztronómia és az informális kapcsolódás lehetősége is. A személyes események ritkábbak lehetnek, mint korábban, de éppen ezért nagyobb lett a súlyuk.Miben mutatkozik meg az, hogy nőtt a résztvevők elvárása?Ma már ritkán érkezik hozzánk úgy egy vállalat, hogy egyszerűen szüksége van egy adott méretű teremre. Sokkal inkább egy komplett eseményben gondolkodnak, amely több, egymásra épülő szakaszból áll. Egy konferencia például valójában már a vendégek megérkezésével elkezdődik. Fontos, hogyan fogadják őket, hol tudnak beszélgetni, milyen a napközbeni program, hogyan történik az étkezés, és mi lesz a konferencia után. Ezért mi sem különálló szolgáltatásokban gondolkodunk, hanem olyan környezetben, amelyben egy üzleti esemény teljes életciklusa működni tud: a megérkezéstől az előadásokon és az étkezésen át egészen az esti networkingig. Ez a szervezőknek is nagyobb szabadságot ad, mert nem kell minden programelemhez új helyszínt és új szolgáltatót találniuk.Szoktak kapni különleges kéréseket?Hogyne. Azt tapasztaljuk, hogy egyre több az egyedi elképzelés. Volt például olyan autómárka, amelynek a rendezvényén magát az autót is szerették volna a lobbyban bemutatni. A kérést a helyszín adottságaihoz és a biztonsági követelményekhez igazodva, alapos tervezés után tudtuk teljesíteni. Az installáció végül nemcsak erős vizuális elem lett, hanem remekül illeszkedett a teljes rendezvényhez.Egy céges rendezvény esetében mindig fontos kérdés, hogyan tud az esemény egyszerre élvezetes és közben hasznos is lenni a résztvevők számára. Hogyan lehet megteremteni az egyensúlyt?Talán az egyik legnagyobb változás az, hogy ma már a „hasznos” és az „élvezetes” nem feltétlenül két külön kategória. A jó esemény éppen attól válik emlékezetessé, hogy a résztvevő nem érzi folyamatosan, hogy egy kötelező vállalati programon ül, közben mégis tartalmat, kapcsolatokat vagy inspirációt visz magával. Ehhez fontos a program ritmusa. Egy egész napos konferenciát például nem lehet kizárólag egymást követő prezentációkra építeni. Szükség van szünetekre, beszélgetésekre, megfelelő gasztronómiára és olyan terekre is, ahol kötetlenebbül lehet kapcsolatot építeni. A helyszínválasztás ezért ma már nem pusztán operatív döntés, hanem a vállalati kommunikáció része is. Mi a TRIBE Stadiumban ezért azt látjuk fontosnak, hogy az üzleti funkció és az élmény ne egymás rovására jelenjen meg. Egy helyszín akkor működik igazán jól, ha napközben professzionális konferenciakörnyezet tud lenni, néhány órával később pedig természetesen átalakulhat egy lazább networking vagy esti program helyszínévé.A vállalatoknál a leggyakoribb külső események a workshopok és a kötetlenebb ünnepségek, például a céges karácsonyok. A helyszín és a szervezés szempontjából milyen eltérések lehetnek ezek között? A két rendezvénytípus mögött egészen más cél áll, ezért a térnek és a szervezésnek is másképp kell működnie. Egy workshop esetében általában a koncentráció és az együttműködés a legfontosabb. Szükség lehet kisebb csoportok számára elkülöníthető térre, megfelelő technikára, rugalmas berendezésre, valamint arra, hogy a résztvevők hosszabb időn keresztül is komfortosan tudjanak dolgozni. Itt sokszor azok az apró részletek számítanak, amelyek elsőre nem látványosak, mégis meghatározzák a nap hatékonyságát. Egy céges karácsony ezzel szemben elsősorban közösségi esemény, ahol a hangulat, a catering, a zene és a kötetlenebb kapcsolódás kap nagyobb hangsúlyt. Éppen ezért a mai rendezvényhelyszínekkel szemben az egyik legfontosabb elvárás a rugalmasság. A TRIBE Stadiumban mi is arra törekszünk, hogy különböző karakterű terekből lehessen felépíteni az adott eseményhez legjobban illő programot. A fókuszáltabb üzleti helyzetek mellett például a Skybar egy kötetlenebb esti programnak vagy networkingnek is megfelelő környezetet ad, a kültéri teraszkapcsolat pedig tovább bővíti a lehetőségeket. Így nem az eseményt kell a helyszínhez igazítani, hanem a helyszín tud alkalmazkodni ahhoz, hogy éppen workshopról, konferenciáról vagy egy nagyobb létszámú ünnepi rendezvényről van szó.Elsősorban milyen profilú vállalatok szoktak céges rendezvényt tartani önöknél?Nagyon széles a kör, és talán éppen ez az egyik legérdekesebb piaci változás. Korábban a nagyobb szabású céges eseményeket elsősorban multinacionális vállalatokhoz vagy nagy létszámú szervezetekhez kötöttük. Ma már azonban közepes méretű vállalatoknál és gyorsan növekvő cégeknél is sokkal tudatosabban jelenik meg az esemény mint vezetői, HR- vagy üzletfejlesztési eszköz. Nálunk technológiai, pénzügyi, autóipari, gyógyszeripari és szolgáltató cégek egyaránt megfordulnak, de önmagában az iparágnál sokszor fontosabb az, hogy mit szeretnének elérni az eseménnyel. Van, aki több száz munkatársat szeretne egy közös alkalommal megszólítani, más vezetői workshopot, termékbemutatót vagy partnereseményt szervez. A változás leginkább abban látszik, hogy a céges események mögött ma már sokkal tudatosabban megfogalmazott célok állnak. A vállalatok pontosabban gondolkodnak arról, miért hívják össze az embereket, milyen élményt szeretnének adni nekik, és mit szeretnének, hogy a résztvevők másnap magukkal vigyenek. Ez a rendezvénypiacot is magasabb szintű gondolkodásra készteti. Egy helyszínnek ma már nem elég szépnek vagy technikailag jól felszereltnek lennie: értenie kell azt is, hogy az adott esemény milyen üzleti vagy szervezeti célt szolgál.A tartalom a TRIBE Budapest Stadium megbízásából, a HVG BrandLab közreműködésével készült. A cikk létrehozásában a HVG hetilap és a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.