Entender a diferença entre investimento e despesa operacional pode ajudar empresas a preservar caixa, ganhar previsibilidade financeira e acelerar projetos de expansão 0.5x 1x 1.25x 1.5x 2x 00:00 00:00 Divulgação — Foto: Divulgação Montar um escritório costuma exigir um investimento significativo. Além do aluguel do imóvel, entram na conta gastos com projeto, obras, mobiliário, infraestrutura de tecnologia, equipamentos, climatização e uma série de custos operacionais que nem sempre são considerados no planejamento inicial. Nesse cenário, dois conceitos da gestão financeira ganham cada vez mais relevância: CAPEX e OPEX. Embora façam parte do vocabulário de gestores financeiros, muitos empresários ainda têm dúvidas sobre o significado desses termos e sobre qual modelo é mais vantajoso para estruturar um novo escritório. CAPEX, sigla para Capital Expenditure, refere-se aos investimentos realizados na aquisição ou implantação de ativos de longo prazo, como compra de imóveis, obras, reformas, mobiliário e equipamentos. Trata-se de um desembolso elevado realizado no início do projeto, com expectativa de retorno ao longo dos anos. Já o OPEX (Operational Expenditure) representa as despesas operacionais recorrentes da empresa. Nesse modelo, em vez de investir grandes quantias na implantação do escritório, a organização paga uma mensalidade que contempla toda a estrutura necessária para a operação, transformando um investimento inicial em um custo previsível ao longo do contrato. A mudança acompanha uma tendência observada em diferentes setores da economia. Segundo o relatório CFO Agenda 2025, da Deloitte, executivos financeiros têm priorizado estratégias que aumentem a flexibilidade operacional, preservem o caixa das empresas e reduzam a necessidade de grandes investimentos de capital, especialmente em um cenário de custos elevados e necessidade de adaptação constante dos negócios. Na prática, isso significa que muitas empresas passaram a questionar se vale a pena imobilizar recursos em ativos que não fazem parte da sua atividade principal. Em vez de direcionar capital para obras e infraestrutura, diversas organizações têm optado por investir esses recursos em áreas como inovação, tecnologia, contratação de equipes e expansão comercial. Para a Be In, empresa especializada em escritórios sob medida e gestão de operações corporativas, essa mudança de mentalidade tem impulsionado um novo modelo de contratação no mercado. "Quando falamos em transformar CAPEX em OPEX, estamos falando de substituir um investimento elevado no início da operação por uma mensalidade que reúne toda a estrutura do escritório. Em vez de desembolsar recursos para obra, mobiliário, infraestrutura e operação, a empresa passa a contar com um custo previsível, preservando caixa para investir no crescimento do próprio negócio", explica Nikolas Matarangas, CEO da Be In. Nesse modelo, despesas como aluguel, condomínio, IPTU, projeto arquitetônico, obra, mobiliário, internet, limpeza, manutenção e gestão operacional podem ser incorporadas em um único contrato, simplificando a administração financeira e reduzindo a necessidade de múltiplos fornecedores. Além da previsibilidade orçamentária, a estratégia também contribui para acelerar a implantação de novas unidades. Enquanto projetos tradicionais podem demandar meses entre negociações, obras e contratação de fornecedores, modelos integrados permitem reduzir etapas e concentrar a gestão em um único parceiro. Segundo pesquisa global da consultoria KPMG, a gestão eficiente do fluxo de caixa permanece entre as principais prioridades financeiras das empresas em processos de expansão, reforçando a busca por soluções que reduzam a imobilização de capital e aumentem a flexibilidade para acompanhar as mudanças do mercado. Para Nikolas, a escolha entre CAPEX e OPEX depende da estratégia de cada empresa, mas organizações em fase de crescimento costumam encontrar vantagens em modelos mais flexíveis. "Não existe uma resposta única para todas as empresas. Mas, para negócios que estão crescendo, abrindo novas unidades ou precisam preservar capital para investir na atividade principal, transformar um investimento em uma despesa operacional pode fazer bastante sentido. O escritório deixa de ser um projeto de infraestrutura e passa a ser uma solução pronta para apoiar o crescimento da empresa", conclui. Cada vez mais, a decisão sobre como estruturar um escritório deixa de ser apenas imobiliária e passa a fazer parte do planejamento financeiro das organizações. Mais do que escolher um endereço, empresas avaliam qual modelo oferece maior previsibilidade, menor risco e mais capacidade de acompanhar seu ritmo de crescimento.