Rechnungen, Verträge, Bewerbungen, Lieferscheine, Schadensmeldungen: Irgendwo sitzt jemand, sortiert PDFs, entscheidet, worum es sich handelt, und trägt die Werte in ein System ein. Wächst das Geschäft, wächst der Stapel. Intelligente Dokumentenverarbeitung soll genau das abfangen. Bei der DFKP GmbH, die Unternehmensfinanzierungen im Mittelstand vermittelt, kommen täglich rund 1.000 Dokumente an, häufig als unsortiertes Sammel-PDF. Das Sortieren band 2,5 bis 3 Vollzeitkräfte.
Ein Dokument einzuordnen, dauerte bei DFKP zwei bis drei Minuten. Wer zusätzlich die Kennzahlen aus den verschiedenen Finanzunterlagen abtippte, war bis zu 15 Minuten beschäftigt. Also erfasste das Team im Eingang nur das Nötigste und schob den Rest an eine höher qualifizierte Stelle weiter. Pro Woche kamen rund 25 Dokumente als fehlerhaft zurück. Dazu der Zeitdruck: Kontoauszüge akzeptieren viele Banken nicht mehr, wenn sie ein paar Tage zu alt sind. Den Text aus einem Scan zu holen, ist dabei der einfache Teil. Aufwändig ist, was drumherum passiert: einordnen, prüfen, weitergeben.
Eigenbau oder Einkauf bei der Dokumentenautomatisierung
Die naheliegende Antwort wäre der Eigenbau. OCR-Software und eigene Workflows hat DFKP getestet, technisch lief das, aber dagegen sprach die Haftungsfrage: Nur, wenn der Dokumenteneingang läuft, läuft das Geschäft. Also suchte das Team einen externen Betreiber, der Verfügbarkeit vertraglich zusichert.
