KommentarWir sitzen immer häufiger in Meetings, obwohl die meisten reine Zeitverschwendung sind. Wieso tun wir uns das an? Analyse einer zivilisatorischen Zumutung.03.09.2026, 05.30 Uhr6 LeseminutenNun sind auch die Allerletzten aus den Sommerferien zurück im Büro. Und mit ihnen die Ärgernisse der modernen Arbeitswelt: die Meetings, Calls, Konferenzen, analog, digital, hybrid. Zahlreich sind die Sitzungen, lästig ohnehin, wenn wieder nur viel gelabert und dann doch nichts entschieden wird. Durch ihre schiere Menge hindern sie uns an der richtigen Arbeit. Sie kosten viel Zeit, Geld, Motivation – und doch werden immer mehr von ihnen anberaumt. Sind sie wirklich nötig? Den sarkastischen Spruch «This could have been an e-mail» («Das hätte auch eine E-Mail sein können») gibt es längst auf Kaffeetassen, die man an die nächste Sitzung mitnehmen kann.Optimieren Sie Ihre BrowsereinstellungenNZZ.ch benötigt JavaScript für wichtige Funktionen. Ihr Browser oder Adblocker verhindert dies momentan.Bitte passen Sie die Einstellungen an.Mit subjektivem Unmut hat die Meeting-Müdigkeit natürlich auch zu tun, vor allem aber mit Statistik. Führungskräfte sitzen im Schnitt 23 Stunden pro Woche in Besprechungen, das ist mehr als doppelt so viel wie in den 1960er Jahren. Schon damals ätzte der Management-Guru Peter F. Drucker: «Sitzungen sind per definitionem ein Eingeständnis mangelhafter Organisation. Denn man tagt entweder, oder man arbeitet. Man kann nicht beides gleichzeitig tun.» Was würde er wohl heute sagen?Wissenschaftliche Studien sprechen eine klare Sprache. In einer Untersuchung in der «Harvard Business Review» gaben 71 Prozent der befragten Manager an, dass Meetings in ihren Unternehmen ineffektiv und unproduktiv seien. 65 Prozent meinten gar, sie würden durch Meetings direkt daran gehindert, ihre Aufgaben zu erfüllen. Der Titel des Berichts war ein Imperativ: «Stop the Meeting Madness». Er erschien 2017. Seither hat sich das Problem noch potenziert, mit dem Siegeszug der Videokonferenzen während der Corona-Jahre.Früher musste man sich noch die Mühe machen, Termin und Ort zu finden, die allen Beteiligten passten. Heute lädt man mit wenigen Mausklicks zur virtuellen Sitzung. Von überall ist man dabei, Teilnehmerzahl unbeschränkt. Der Microsoft-Work-Trend-Index belegt, dass sich die Zahl virtueller Meetings gegenüber dem Frühjahr 2020 nahezu verdreifacht hat. Das hat aber nicht nur zu einer neuen Erschöpfungsdiagnose geführt, der «Zoom Fatigue». Sondern auch zu einer neuen kommunikativen Situation: Hinter den Kacheln am Bildschirm ist man einerseits anwesend, andererseits aber auch nicht.Das beflügelt das Multitasking, das es zwar im Sitzungszimmer schon immer gab, einfach heimlich. Nun aber können während der Calls schamlos und unbemerkt E-Mails gelesen, gelöscht, geschrieben werden, schliesslich muss man ja die verlorene Zeit zurückgewinnen. Andere scrollen derweil durch Social Media, bestellen Kleider, träumen vor sich hin. Es sind Bewältigungsstrategien für schlechte Meetings – die diese Meetings noch schlechter machen.Wie konnte es dazu kommen, dass eine der grossen Errungenschaften des Arbeitslebens zu einer Belastung und Belästigung wurde?Endlich mitbestimmen!Versammlungen sind eine anthropologische Konstante; wahrscheinlich gab es Sitzungen schon in der Steinzeit. Und kulturhistorisch ist es eine nicht zu unterschätzende Leistung, wie über Jahrtausende und Jahrhunderte aus emotionalen, bewaffneten und damit potenziell gewalttätigen Zusammenkünften von Eliten in Ausnahmesituationen ein immerwährendes Grundrauschen der Arbeitswelt wurde. Der Soziologe Wilbert van Vree beschreibt diese «Entwicklung des modernen Sitzungsverhaltens» als bedeutenden Teil des Zivilisationsprozesses. Das Meeting ist der Ort, an dem die Affektkontrolle bis heute auf die Spitze getrieben wird: Im kühlen Konferenzraum gelten strenge, ungeschriebene Regeln der Zivilisiertheit.Der Aufstieg der nüchternen Geschäftssitzung beginnt indes erst vor 150 Jahren. 1876 erscheint ein Buch mit dem Titel «Robert’s Rules of Order», das trotz bescheidenem Umfang alles verändern wird. Der amerikanische Offizier Henry Martyn Robert stellt darin Verfahrensregeln für Debatten zusammen, angelehnt an jene des Kongresses in Washington: Traktanden, Redezeiten, Protokolle. Sie sollen für die ausufernden Sitzungen in allen möglichen Organisationen gelten. Sogleich übernehmen Verwaltungen, Vereine und Unternehmen den Ratgeber.Geführt wird zwar weiterhin von oben. Aber allmählich entdecken Forscher wie die amerikanischen Soziologen Elton Mayo und Fritz Roethlisberger, dass sich Menschen mit mehr Mitsprache in Unternehmen viel besser führen lassen und produktiver sind. Meetings sind bald nicht mehr nur ein Ort der Befehlsausgabe, sondern zunehmend auch der Beziehungspflege, des sozialen Austauschs. Wer Arbeitskräfte motivieren will, muss sie anhören. Zur Demokratisierung von Organisationen kommt die zunehmende Spezialisierung, die mehr Kommunikation zwischen Abteilungen und Standorten bedingt. Das verändert die immer komplexeren Organisationsstrukturen, gerade in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts.Die neue Business- und Behördenwelt bringt eine neue Klasse von Managern und Verwaltern hervor, eine Elite von professionellen Organisatoren, deren primäre Arbeitsleistung aus dem Einberufen, Vorbereiten, Leiten und Nachbereiten von Meetings besteht. Mit ihnen explodiert die Zahl der Sitzungen – und der Mitarbeiter, die dazu aufgeboten werden. Wo man nicht mehr direkt an der Werkbank steht, wird das Gespräch über Arbeit zur Arbeit selbst.Man darf beim Thema Sitzungen aber auch nicht naiv sein. Dass es in Meetings nicht nur darum geht, bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen und Probleme zu lösen, hat die Amerikanerin Helen B. Schwartzman schon 1989 nach jahrelanger ethnologischer Feldforschung in Firmen und Verwaltungen beschrieben. Sitzungen sind auch ein performativer Akt, mit dem die Organisation erst hergestellt wird, Status und Macht demonstriert werden. Wer sitzt wo? Wer darf wen unterbrechen? Wer schweigt?Dass uns KI aus der selbstverschuldeten Sitzungsmisere retten wird, davon ist leider nicht auszugehen: Meetings lassen sich nicht nur mit einem Mausklick aufsetzen. Dank KI lassen sich in Sekundenschnelle auch Traktanden, Präsentationen und das Protokoll erstellen. Je mehr KI die Arbeitswelt verändert, desto mehr wird darüber zu diskutieren sein – und desto stärker werden die Sitzungsprofis für den «human touch» im Betriebsalltag plädieren, also neue Meetings einberufen.Dabei wäre es doch ziemlich einfach.Wieso so viele Leute?Kein Mensch mit Verstand will generell auf Sitzungen verzichten. Der Organisationspsychologe Steven Rogelberg, Autor des Standardwerks «The Surprising Science of Meetings», sagt: «Eine Welt ohne Meetings ist viel problematischer als eine Welt mit Meetings.» Tatsächlich ist die Sitzungsflut der Preis, den wir zahlen für flache Hierarchien, für die Partizipation in komplexen Organisationen. Sie ist gewissermassen ein antiautoritäres Antidot. Doch sie ist auch kein Kollateralschaden unserer Bürokratie, den wir fatalistisch hinnehmen müssten.Seit über einem halben Jahrhundert werden Regeln propagiert, um Sitzungen produktiver zu machen. Die Rezepte sind so selbstverständlich, dass sie sich in dieser Zeit kaum verändert haben, aber auf eine geradezu bizarre Weise ungehört geblieben sind – oder präziser: ignoriert wurden.Die wichtigste Regel ist eine Frage: Ist dieses Meeting nötig? Würde sie ernsthaft beantwortet, wäre schon viel gewonnen. In vielen Fällen täte es auch eine Rundmail oder eine Notiz im internen Messenger-Kanal. Und um einfach abzufragen, woran die Mitarbeiter gerade sitzen, braucht es keine Konferenzen, die alle von der Erledigung ihrer Aufgaben abhalten. Dafür reichen ein Planungstool oder eine Kaffeepause. Findet eine Sitzung statt, sollte sie gut vorbereitet sein, einen klaren Fokus, eine straffe Führung und ein zählbares Resultat haben. Auch das ist leichter gesagt als getan. Und je nerviger eine Sitzung war, desto länger braucht unser Gehirn dafür, sich auf die nächste Aufgabe zu fokussieren.Ein Grundübel der heutigen Sitzungskultur ist die oft abenteuerlich hohe Zahl an Teilnehmern. Soll damit die Bedeutung des Meetings betont werden? Eingeladen werden sollte nur, wer etwas Entscheidendes beizutragen hat oder an den Entscheidungen zwingend beteiligt werden muss. Das sind so wenige wie möglich und so viele wie nötig. Berühmt geworden ist die Zwei-Pizza-Regel des Amazon-Chefs Jeff Bezos: An internen Sitzungen nehmen nur so viele Personen teil, wie durch zwei Pizzen verpflegt werden können – also maximal sechs bis acht. Ist das Meeting zu gross, diffundiert nicht nur die Verantwortung. Die Veranstaltung bekommt auch einen Vortragscharakter, die Leute lehnen sich zurück. Social Loafing heisst das wissenschaftlich belegte Phänomen, wonach Menschen in einer Gruppe weniger Leistung zeigen, als wenn sie die Aufgabe alleine bearbeiten würden.Und wenn wir schon bei Naturgesetzen sind, so darf der Klassiker der wuchernden Bürokratie nicht fehlen. Der Historiker Cyril Northcote Parkinson schrieb schon Mitte der 1950er Jahre: «Arbeit dehnt sich genau in dem Mass aus, in dem Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.» Wenn ein Meeting von 60 Minuten angesetzt ist, wird es auch so lange dauern – mindestens. Dazu kommt noch etwas, das Parkinson «Gesetz der Trivialität» genannt hat: Die Dauer einer Sitzungsdebatte steht meist in umgekehrtem Verhältnis zur ökonomischen Relevanz des Themas. Es braucht also nicht nur weniger Sitzungen, sondern auch kürzere Sitzungen.Und auch wenn der Kapitalismus keine Komfortzone ist, hält man sich an Theodor Fontane: «Wer schaffen will, muss fröhlich sein.» Die Studien sind jedenfalls eindeutig. Je besser die Stimmung an Meetings, desto genauer hören Menschen zu und desto kreativer und motivierter sind sie.Die Hoffnung stirbt zuletzt. Auch bei den Sitzungen, die nun einberufen werden müssten, um es endlich besser zu machen.33 KommentareMarkus Neumann 04.09.20262 EmpfehlungenThe same procedure, as every day: all you can meet. Kostspielige Zeitverschwendung in Reinform, und eine exzellente Bühne für pathologische Selbstdarsteller. Ich bin dann mal weg.Kurt-Patrik Beckmann 03.09.20264 EmpfehlungenMeetings sind dann gut und erfolgreich, wenn es etwas abzustimmen gibt und einer Agenda folgen die zum Meeting allen Teilnehmern vorliegen muss und auch bearbeitet worden sein muss!