Informações dispersas entre planilhas e sistemas genéricos dificultam o acompanhamento de contratos, disponibilidade dos ativos, manutenção, faturamento e rentabilidade 0.5x 1x 1.25x 1.5x 2x 00:00 00:00 Divulgação — Foto: Divulgação A digitalização já avançou entre as empresas brasileiras, mas transformar tecnologia em controle efetivo da operação continua sendo um desafio. No mercado de locação de equipamentos, o problema aparece principalmente quando contratos, movimentações de ativos, cobranças, manutenções e devoluções são administrados em ferramentas diferentes, sem integração ou atualização em tempo real. Dados da Confederação Nacional da Indústria mostram que 69% das indústrias brasileiras já utilizavam pelo menos uma tecnologia digital em 2021. A adoção de ferramentas, entretanto, não significa necessariamente que os processos estejam integrados ou que os gestores tenham acesso imediato às informações necessárias para tomar decisões. Para empresas que trabalham com ativos físicos circulando entre clientes, obras, filiais e centros de manutenção, a falta de uma visão centralizada pode resultar em indisponibilidade de equipamentos, atrasos de cobrança, conflitos de agenda, falhas contratuais e perda de receita. Esse é o caso das locadoras de máquinas, ferramentas, estruturas, equipamentos para construção, tecnologia, saúde, eventos e outros bens de uso temporário. Diferentemente de uma empresa que apenas comercializa produtos, a locadora precisa acompanhar continuamente onde está cada ativo, por quanto tempo permanecerá com o cliente, quando deverá retornar, se existe uma nova reserva e quando será necessário realizar manutenção. Na prática, uma mesma operação pode registrar o contrato em um sistema, controlar a entrega em uma planilha, organizar a manutenção por mensagens e conferir o faturamento manualmente. Quando essas informações não estão conectadas, os gestores passam a enxergar o negócio somente depois que os problemas já aconteceram. "Uma locadora não administra apenas vendas ou estoque. Ela precisa controlar o ciclo completo de utilização de cada ativo, desde a disponibilidade e a reserva até a entrega, a cobrança, a manutenção e o retorno. Quando essas etapas estão separadas, a empresa perde capacidade de tomar decisões no momento em que elas precisam ser tomadas", afirma Rafael Rosa, cofundador da Eloca. Controle operacional exige tecnologia específica O aumento do número de equipamentos, clientes, contratos simultâneos e modelos de cobrança torna a operação mais complexa. Nesse cenário, sistemas desenvolvidos originalmente para comércio ou prestação de serviços podem registrar informações financeiras e fiscais, mas nem sempre acompanham as particularidades da locação. Entre essas particularidades estão reservas futuras, devoluções parciais, substituições de equipamentos, cobranças adicionais, avarias, períodos excedentes, reajustes, renovações, mobilização, desmobilização e manutenção entre contratos. Um sistema de gestão para locadoras permite integrar áreas como comercial, contratos, estoque, logística, manutenção, faturamento e financeiro em uma única base de informações. Com essa integração, a empresa pode acompanhar a localização e a disponibilidade dos equipamentos, os contratos ativos, os vencimentos, as devoluções previstas, os valores a faturar, as manutenções programadas e a rentabilidade de cada ativo. "A informação em tempo real permite que a empresa deixe de apenas reagir a ocorrências e passe a antecipá-las. É possível identificar um equipamento que deveria ter retornado, uma cobrança que ainda não foi emitida, uma manutenção próxima ou um contrato que precisa ser renovado antes que essas situações se transformem em prejuízo", explica Rosa. Planilhas dificultam o crescimento com previsibilidade As planilhas ainda são comuns principalmente em empresas menores ou em locadoras que cresceram sem revisar seus processos internos. Embora possam atender a controles pontuais, elas dependem de atualização manual, oferecem pouca rastreabilidade e não garantem que todas as áreas estejam trabalhando com a mesma versão das informações. O problema tende a se intensificar conforme a empresa amplia sua carteira de clientes e o número de ativos. Com mais contratos simultâneos, a operação passa a exigir cruzamentos constantes entre disponibilidade, prazo, preço, localização, manutenção, transporte e faturamento. Uma informação desatualizada pode levar a locadora a reservar um equipamento que ainda está com outro cliente, deixar de cobrar um período adicional ou manter um ativo parado por mais tempo do que o necessário. Por isso, a digitalização deixa de ser apenas uma forma de reduzir tarefas administrativas. Ela passa a fazer parte da estratégia para melhorar a utilização da frota, diminuir a ociosidade, evitar perdas de faturamento e sustentar o crescimento da empresa. "A tecnologia não substitui o conhecimento de quem opera uma locadora. Ela organiza esse conhecimento, cria processos e torna as informações acessíveis para todas as áreas. O resultado é uma gestão com mais previsibilidade, segurança e capacidade de escala", conclui Rafael Rosa.